POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.

CAPITULO I.
GENERALIDADES

Artículo 1. Normatividad aplicable. La presente Política se rige por los parámetros fijados por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la  cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, así como todas aquellas normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. La Política tendrá aplicación con respecto a los Datos Personales que se encuentren registrados en las Bases de Datos de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. y que sean objeto de Tratamiento por las diferentes áreas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

Artículo 3. Objeto. Esta Política tiene por objeto dar cumplimiento a los deberes previstos en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, así como regular los procedimientos de recolección, manejo y Tratamiento de los Datos Personales recolectados por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. (en adelante “ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.”, “Alimentos Polar” o la “Compañía”).

Artículo 4. Responsable del Tratamiento de los Datos Personales: El área de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., responsable de atender las consultas o quejas de los Titulares de los Datos Personales, es la Gerencia de Asuntos Legales y Regulatorios, con sede principal en la Carrera 9A No 99-02, oficina 501 del Edificio Citibank P.H., en la ciudad de Bogotá D.C. También puede ser contactada a través de la línea de atención al consumidor de la Compañía 018000515551, o del correo electrónico: [email protected]

Artículo 5. Definiciones. Para el cumplimiento adecuado de los parámetros fijados por esta Política, y de conformidad con lo previsto en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2013 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

  1. Principio de Finalidad: El Tratamiento de Datos Personales que realice ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., en sus diferentes áreas obedecerá a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  2.  Principio de Libertad: El Tratamiento de Datos Personales no Públicos que realice ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, no siendo posible obtener o divulgar los mismos sin la previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele la autorización previa del Titular.
  3. Principio de Veracidad: Los Datos Personales que el Titular suministre y a los cuales ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. dé Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
  4. Principio de Transparencia: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., garantizará a los Titulares el derecho a obtener información sobre la existencia de los Datos Personales que le conciernan.
  5. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Los datos personales serán tratados sólo por las áreas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. que lo requieran en razón de su finalidad, siendo claro que una misma base de datos puede ser utilizada por diferentes áreas de la Compañía.
  6.  Principio de Seguridad: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. cuenta con las medidas técnicas humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Principio de Confidencialidad: Todas las áreas y personas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., que intervienen en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de Públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información.

CAPITULO II
AUTORIZACIÓN

Artículo 7. Autorización: El Tratamiento de Datos Personales por parte ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado
del Titular. La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza Pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
  6. Datos Personales que tengan como finalidad única y exclusiva, la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva.
  7. Cuando exista una norma de la cual se deduzca o infiera la necesidad del tratamiento para cumplir a cabalidad obligaciones que recaen en cabeza de la Compañía en su calidad de comerciante, empleador, proveedor y/o contratista, entre otros.

Artículo 8. Forma y mecanismos para otorgar la Autorización. La Autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, a saber: i) Por escrito, ii) De forma oral, o iii) Mediante conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que se otorgó la Autorización; en todo caso en ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Artículo 9. Prueba de la autorización: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., mantendrá los registros o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la Autorización por parte de los Titulares de datos personales para el Tratamiento del mismo.

CAPITULO III
DERECHOS Y DEBERES

Artículo 10. Derechos de los Titulares: De conformidad con lo establecido por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, a la Constitución, y demás leyes aplicables.
  6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Artículo 11. Deberes de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.: De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV.
FINES DEL TRATAMIENTO

Artículo 12. Finalidades para el Tratamiento de la Información. En desarrollo de su objeto social, de los contratos de trabajo suscritos con sus trabajadores, del mantenimiento de vínculos comerciales y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá dar Tratamiento a los Datos Personales, en las diferentes áreas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., para:

12.1. Datos personales de nuestros empleados:

  1. Desarrollar directamente o por conducto de terceros, las actividades propias de la gestión de Gente de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, y el ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador.
  2. Controlar el acceso a las instalaciones de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., y establecer medidas de seguridad en éstas, incluyendo el  establecimiento dezonas video- vigiladas.
  3. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
  4. Contratar beneficios laborales para los trabajadores, con terceros, tales como seguros de vida, planes médicos, entre otros.
  5. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias relacionadas con los trabajadores, durante horarios de trabajo o con ocasión del desarrollo de contrato de trabajo.
  6. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de éstos a los recursos informáticos del empleado y dar soporte para su utilización.
  7. Planificar actividades empresariales.
  8. Realizar capacitaciones.
  9. Compartir los Datos Personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
  10. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., y la celebración, ejecución y terminación de los contratos laborales con sus empleados.
  11. Las demás finalidades indicadas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato.

12.2. Datos Personales de nuestros candidatos:

  1. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
  2. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., para la búsqueda de candidatos y la selección de los que lleguen a ser contratados como trabajadores Las demás finalidades indicadas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato.

12.3. Datos Personales de nuestros accionistas:

  1. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
  2. Para el pago de dividendos.
  3. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.
  4. Las demás finalidades indicadas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato.

12.4. Datos Personales de Clientes y Proveedores:

  1. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular;
  2. Proveer o recibir servicios y productos.
  3. Invitarlos a participar en procesos de cotización o presentación de propuestas y a eventos organizados o patrocinados por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
  4. Ejecutar las relaciones comerciales con los clientes y los proveedores de los productos y servicios.
  5. Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
  6. Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
  7. Para hacer el registro en los sistemas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
  8. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento o los avances de la ejecución de las relaciones comerciales a todo nivel.
  9. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de la información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas respecto de sus deudores.
  10. Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización, directamente o a través de terceros.
  11. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes y proveedores, mediante el envío de la información relevante, y/o realización de encuestas.
  12. Compartir a nivel nacional o internacional, los Datos Personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
  13. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
  14. Las demás finalidades señaladas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato o descritas en el Aviso de Privacidad respectivo, según sea el caso.

12.4. Datos Personales de nuestros Consumidores:

  1. Cumplir con las obligaciones contraídas por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. con sus consumidores al momento de adquirir nuestros productos.
  2. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular.
  3. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
  4. Compartir a nivel nacional o internacional, los Datos Personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de la Empresa.Desarrollar directamente o a través de terceros, actividades de mercadeo o promocionales.
  5. Enviar al correo físico, electrónico, celular, o dispositivo móvil, vía mensaje texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre losproductos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de  éstas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
  6. Evaluar directamente o a través de terceros, la calidad de los productos y/o actividades promocionales.
  7. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento o los avances de la ejecución de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
  8. Analizar y dar respuesta a preguntas, quejas y reclamos –PQR ́s- de clientes y consumidores.
  9. Las demás finalidades indicadas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato, o descritas en el Aviso de Privacidad respectivo, según sea el caso.

12.5. Finalidades generales para el Tratamiento de Datos Personales

  1. Compartir los Datos Personales en Colombia o en el exterior, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de la Compañía.
  2. Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos, para implementar estrategias comerciales conjuntas.
  3. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos para que éstos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés.
  4. Almacenar los Datos Personales en los servidores de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., o de terceros, los cuales podrán estar ubicados en diferentes ciudades del mundo.
  5. Dar respuestas a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y/u organismos de control, y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley vigente aplicable deban recibir los Datos Personales.
  6. Realizar copia de respaldo y de recuperación de los Datos Personales registrados.
  7. Registrar sus Datos Personales en el sistema de información de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., y en sus Bases de Datos comerciales y operativos.
  8. Controlar el acceso a las instalaciones de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
  9. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  10. Responder requerimientos legales de entidades administrativas, tributarias y judiciales y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  11. Las demás contenidas en las Autorizaciones concedidas o en los contratos suscritos.

Parágrafo: Si el Titular proporciona a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., Datos Personales sobre los miembros de su familia y/u otros terceros (por ejemplo, contactos en caso de emergencia o con fines de asignación de beneficios), el Titular les informará sobre sus derechos en relación con la protección de sus Datos Personales y Datos Personales Sensibles. A menos que el Titular haya notificado lo contrario a Alimentos Polar, éste declara que ha obtenido el consentimiento expreso, previo e informado de dichas personas – quedando entendido que dichas personas tienen capacidad legal para autorizarlo – para proporcionar esta información a Alimentos Polar y para el consiguiente procesamiento, incluida la transmisión de dicha información como se establece en esta Política de Tratamiento.

Artículo 13. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible: El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible, está prohibido por la ley, salvo que se cuente con Autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras opciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1591 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la Autorización, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. informará al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento, así como, cuáles de los Datos que serán objeto del Tratamiento son Datos Sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Artículo 14. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes. De acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el articulo 12 del Decreto 1377 de 2013, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., sólo realizará el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, cuando el Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el Tratamiento de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

CAPITULO V.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Artículo 15. Derecho de acceso. El Titular podrá acceder a su información personal que es objeto de Tratamiento por parte de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., así como las condiciones y generalidades en que se está efectuado. Dando cumplimiento a lo anterior, el titular podrá:

  1. Conocer la efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus Datos Personales,
  2. Tener acceso a los Datos Personales en posesión del Responsable, o conocer la finalidad que justifica el Tratamiento. El Titular tendrá acceso a los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., previa acreditación de su identidad, de manera gratuita, por lo menos una vez al mes de conformidad con lo previsto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

Artículo 16. Consultas: El Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, podrán consultar la información personal que repose en las Bases de Datos de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. previa solicitud del mismo, así:

  1. Deberá formularse mediante solicitud dirigida a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios:
    1. Correo electrónico:
      [email protected]
    2. Por vía física a la dirección Carrera 9A No 99-02, oficina 501 del Edificio Citibank P.H., en la ciudad de Bogotá D.C.
    3. Por vía telefónica a la línea 018000515551
  2. La solicitud deberá contener:
    1. El nombre completo del Titular y documento de identificación.
    2. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta.
    3. Indicar la dirección y datos de contacto.
  3. La solicitud deberá estar acompañada de los documentos que se quiera hacer valer.

La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Artículo 17. Reclamos: El Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en una Base de Datos tratada por Alimentos Polar, deba ser objeto de corrección, actualización, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en esta Política, podrán presentar un reclamo ante Alimentos Polar, así:

  1. Deberá formularse mediante solicitud dirigida a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios:
    1. A través de correo electrónico:
      [email protected]
    2. Por medio físico a la dirección Carrera 9A No 99-02, oficina 501 del Edificio Citibank P.H., en la ciudad de Bogotá D.C.
    3. Por vía telefónica a la línea 018000515551
  2. La solicitud deberá contener:
    1. El nombre completo del Titular y documento de identificación.
    2. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y objetivo
      perseguido.
    3. La dirección y datos de contacto.
    4. Indicar la dirección y datos de contacto.
  3. La solicitud deberá estar acompañada de los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización de los datos, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

Artículo 18: Supresión: El Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en una Base de Datos que esté siendo tratada por Alimentos Polar, deba ser objeto de supresión o eliminación, podrá presentar una petición ante la Compañía de la siguiente manera:

  1. Deberá formularse mediante solicitud dirigida a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios:
    1. A través de correo electrónico:
      [email protected]
    2. Por medio físico a la dirección Carrera 9A No 99-02, oficina 501 del Edificio Citibank P.H., en la ciudad de Bogotá D.C.
    3. Por vía telefónica a la línea 018000515551
  2. La solicitud deberá contener:
  3. El nombre completo del Titular y documento de identificación.
  4. Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud de supresión. Especialmente debe contener una breve descripción justificando que no hay ningún deber contractual o legal que prohíba o límite la eliminación del Dato Personal de la Base de Datos.
  5. La dirección y datos de contacto.
  6. La solicitud deberá estar acompañada de los documentos que se quiera hacer valer.

La supresión de Datos Personales se realizará mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, no obstante lo cual, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá negarse a la misma, cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

CAPITULO VI
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Artículo 19. Medidas de seguridad: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales objeto de Tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPÍTULO VII
TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

Artículo 20. Alimentos Polar podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso
internacional de los datos personales que tenga en sus bases de datos, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables. Alimentos Polar tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para los fines autorizados por el Titular de manera expresa y mientras la autorización esté vigente.

CAPÍTULO VIII
DISPOSICIONES FINALES

Artículo 21. Vigencia de las Bases de Datos. Los Datos Personales que sean Tratados permanecerán en la(s) Base(s) de Datos de la Compañía durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando ello se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Artículo 22. Modificaciones. ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá en cualquier momento efectuar modificaciones o actualizaciones a esta Política, para la atención de novedades legislativas, por cambios en políticas o procesos internos o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público para su conocimiento.

Artículo 23. Vigencia: Esta Política empezará a regir a partir del 28 de agosto de 2022.

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I. GENERALES


1. Se entenderá por “Empresas Polar” al grupo de empresas conformado por: 1) Alimentos Polar Comercial, C.A. /Rif. No. J-00041312-6, 2) Cervecería Polar, C.A. /Rif. J-00006372-9 No., 3) Pepsi-Cola Venezuela, C.A. /Rif. No. J-30137013-9, 4) Productos EFE, S.A / Rif. J-00030125-5, así como 5) sus compañías Afiliadas o Relacionadas.


2. Se entenderá por “Afiliadas o Relacionadas” a (i) cualquier otra persona que directa o indirectamente, a través de una o más intermediarias, controle, sea controlada por o esté bajo el control común con, dicha persona determinada, quedando expresamente convenido que “control”, incluyendo los términos “controlado por” y “bajo el control común con” significa la posesión directa o indirecta del poder de dirigir o causar la dirección de los asuntos, administración, gerencia o políticas de una persona, sea a través de la propiedad de valores con derecho de voto, por un contrato o de otra forma, incluyendo sin limitación, la propiedad, directa o indirecta de valores con derecho de voto que concedan el derecho de designar o causar la designación de al menos un miembro de la junta directiva o órgano administrativo similar de dicha determinada persona, o la propiedad, directa o indirecta de al menos veinticinco por ciento (25%) de las acciones de dicha persona.


3. Se entenderá por “Usuario” o “Usuarios” a la(s) persona(s) que ingrese(n) y use(n) el Portal Web. Todo Usuario que actúe en nombre propio deberá ser mayor de edad de acuerdo con la legislación venezolana vigente y contar con capacidad legal de goce y ejercicio.


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9. En el evento que cualquier información dentro del Portal Web se encuentre en español y en otro idioma, se entenderá que el idioma oficial para la interpretación adecuada de dicha información es el idioma español.


10. El presente set de Términos y Condiciones rige para todas y cada una de las secciones del Portal Web, así como para sus herramientas y funcionalidades.


11. El Portal Web se rige por las leyes del Territorio. En consecuencia, el Usuario y Empresas Polar aceptan someterse de manera irrevocable e incondicionalmente a la jurisdicción ordinaria venezolana y renuncian a cualesquiera objeciones en cuanto a la jurisdicción, fuero o competencia de tales tribunales, salvo que tal renuncia sea nula en su jurisdicción (en cuyo caso se aplicará la legislación y el fuero que resulte aplicable en materia de consumidores y usuarios de su jurisdicción). En consecuencia, cualquier controversia que surja con respecto o relacionado de cualquier forma con este Portal Web, incluyendo, sin limitación, estos Términos y Condiciones se resolverá ante los jueces de la República Bolivariana de Venezuela.


12. Este set de términos y condiciones sólo es aplicable para este Portal Web y no para los sitios web de cualquier otra compañía u organización, incluyendo aquellas a las que este Portal Web pueda conectar. El Portal Web hace o puede hacer uso de herramientas y/o enlaces externos. Empresas Polar no puede controlar ni garantizar la idoneidad de la información brindada por terceras personas, ni la correcta funcionalidad de las herramientas de terceras personas. Empresas Polar no se hace responsable, directa o indirectamente por las acciones y/u omisiones de dichos terceros.


13. Empresas Polar podrá modificar en cualquier momento y sin previo aviso, este set de términos y condiciones, así como el contenido del Portal Web. Es responsabilidad de los Usuarios verificar cualquier modificación a los mismos, los cuales se encontrarán permanentemente disponibles en el presente Portal Web. El Usuario reconoce que, al visitar este Portal Web después de tales cambios o actualizaciones, estará sujeto a la versión actual de estos términos y condiciones, incluyendo todos los términos adicionales.


14. Si alguna de estas condiciones se considera nula, no válida o inaplicable por algún motivo, dicha condición se considerará independiente y no afectará la validez ni la obligatoriedad de las condiciones restantes.


II. USO Y FUNCIONALIDAD DEL PORTAL WEB


16. Es responsabilidad de cada Usuario adquirir las herramientas o servicios para hacer uso del Portal Web, tales como pero no limitado a ordenadores, periféricos, servicio de energía, servicios de internet y conectividad web, entre otros. En consecuencia, bajo ninguna circunstancia se podrá interpretar el presente set de Términos y Condiciones o el uso del Portal Web en el sentido de que Empresas Polar se obliga de forma alguna a proveer dichas herramientas o servicios.


17. En este Portal Web los Usuarios podrán:


a. Informarse sobre actividades de mercadeo o promocionales.


b. Recibir notificaciones de diversa índole, tales como, pero no limitados a concursos y promociones de nuestros productos y servicios, por medio de mensajes internos de la Página Web.


c. Ingresar a otros portales web con el objeto de adquirir mercancía relacionada a los productos manufacturados y/o distribuidos por Empresas Polar.


d. Las demás funcionalidades que habilite Empresas Polar en el Portal Web.


Así mismo, el Usuario reconoce y acepta que Empresas Polar se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento y sin necesidad de previo aviso, el set de Términos y Condiciones, así como las funcionalidades del Portal Web y del perfil del Usuario, bien para ampliarlas, disminuirlas o ajustarlas. Empresas Polar podrá, si lo considera necesario, guardar copia de todas las comunicaciones generadas en virtud del uso del Portal Web, situación que el Usuario autoriza.


18. El Usuario entiende y acepta que Empresas Polar puede contratar los servicios de terceros para la administración, actualización, diseño, soporte, mantenimiento o cualquier otra operación que requiera el Portal Web. En consecuencia, dichos terceros podrán tener acceso a la información cargada o generada por el Usuario.


19. Del mismo modo, el Usuario entiende y acepta que Empresas Polar a través del presente Portal Web puede hacer uso de tecnología de terceros para el análisis predictivo, gestión de riesgos o automatización de tareas. A todo evento, Empresas Polar no garantiza la suficiencia, precisión o idoneidad de los resultados derivados del uso de dicha tecnología, misma que se utilizará "tal cual" y "según la disponibilidad".


20. Los Usuarios sólo podrán tener un perfil, de acuerdo con lo determinado por Empresas Polar.


21. Cada Usuario es responsable de las acciones u omisiones que tengan lugar a través de su perfil. Empresas Polar no se hace responsable por las actuaciones de los Usuarios, o de los daños y perjuicios que puedan ocasionar a terceros.


22. Cualquier inquietud o inconveniente sobre el uso del Portal Web por parte del Usuario deberá ser dirigida a los siguientes canales de soporte: línea telefónica 0800 ESCUCHA (0800-372 82 42) y/o correo electrónico [email protected]. Estos canales serán atendidos única y exclusivamente en horario de oficina, esto es, de lunes a viernes, de 8:00 am a 5:00pm. Los mismos no estarán activos los días feriados o festivos nacionales.


III. PROPIEDAD INTELECTUAL


23. Las marcas, nombres comerciales, enseñas, gráficos, dibujos, diseños y cualquier otra figura que constituya o pueda constituir propiedad intelectual, industrial o derechos de autor y/o derechos conexos, y que aparezca en el Portal Web, así como el Portal Web en sí mismo, se encuentran registrados o han sido debidamente licenciados a favor de Empresas Polar. Los elementos aquí referidos no podrán ser utilizados, modificados, copiados, reproducidos, transmitidos, distribuidos o utilizados de ninguna manera y por ningún medio, salvo autorización previa, escrita y expresa por parte de Empresas Polar. Los contenidos protegidos incluyen textos, imágenes, dibujos, diseños, software, música, sonido, fotografías, videos, entre otros, así como todos los medios o formas de reproducción, comunicación o difusión de dichos contenidos.


24. Empresas Polar o alguna de las empresas que la componen y/o sus Afiliadas o Relacionadas, no están concediendo ninguna licencia o autorización de uso a los Usuarios, por el uso del Portal Web. En consecuencia, ningún Usuario adquirirá ni reclamará ningún derecho, propiedad o derecho de participación en este Portal Web o respecto de cualquier material protegido que aparezca en el Portal Web.


25. Cualquier uso indebido o no autorizado de los derechos de propiedad intelectual de o licenciados a Empresas Polar por parte del Usuario, dará derecho a iniciar y mantener todas las acciones legales, judiciales y extrajudiciales a que hubiere lugar, así como a bloquear el acceso al Portal Web y/o terminar cualquier relación comercial existente, a elección de Empresas Polar.


26. En caso de que el presente Portal Web hiciere uso de tecnología de terceros para el análisis predictivo, gestión de riesgos o automatización de tareas, Empresas Polar garantiza al Usuario que cuenta con las debidas licencias de sus titulares o licenciatarios autorizados para hacer uso de éstas.


IV. POLÍTICA DE COOKIES


27. Empresas Polar recopila Cookies en su Portal Web. Para mayor información, favor dirigirse a la Política de Cookies que se encuentra disponible aquí.


28. Empresas Polar podrá recopilar, analizar y utilizar información de navegación de los Usuarios en el Portal Web, incluido, pero no limitado a, la hora y fecha de ingreso y de conexión y desconexión de cada Usuario, el total de ingresos en un tiempo determinado, así como el navegador o el IP desde el que ingresa al Portal Web.


29. Empresas Polar podrá registrar, almacenar y usar los log’s o registros de distintas operaciones dentro del Portal Web.


V. RESPONSABILIDAD


30. Aunque las especificaciones, características, ilustraciones, contenido, información y cualquier otra disposición del Portal Web se base en información actualizada y aunque Empresas Polar hace todos los esfuerzos razonables para procurar que todo el material en este Portal Web esté correcto, Empresas Polar no puede garantizar su veracidad, de tal manera que Empresas Polar no hace ninguna declaración ni garantía en cuanto a la exactitud y veracidad del Portal Web, su contenido o los documentos del mismo. En este sentido, toda la información, materiales y contenidos en este Portal Web se le proporcionan a Usted TAL COMO ESTÁN, SIN GARANTÍA DE NINGUNA CLASE, EXPRESA O TÁCITA, SALVO LAS QUE PUEDA OTORGARLE LAS LEYES CUYAS DISPOSICIONES INVOCADAS REVISTAN CARÁCTER DE ORDEN PÚBLICO. Empresas Polar no garantiza que el acceso al Portal Web esté permanentemente disponible y/o que éste o su contenido estén libres de errores. Tampoco se garantiza que el Portal Web se encuentre libre de virus o de otros componentes dañinos. En consecuencia, Empresas Polar tampoco será responsable de los daños y perjuicios directa o indirectamente sufridos por los Usuarios y originados en fallas en el desempeño del Portal Web, errores en el mismo, omisiones, interrupciones, demoras en la operación o en la transmisión, acciones maliciosas de terceros o fallas en la línea.


31. El material y los componentes técnicos del Portal Web pueden incluir errores y presentar fallas técnicas en cualquier momento y, por ende, las visitas que haga el Usuario serán bajo su entero riesgo y responsabilidad. Ni Empresas Polar, ni los terceros involucrados en el diseño, administración, soporte y actualización del Portal Web, serán responsables de los daños y perjuicios que llegaren a sufrir los Usuarios directa o indirectamente, como consecuencia del acceso, falta del mismo, el uso o imposibilidad de uso del Portal Web.


32. Los Usuarios reconocen y aceptan que el uso del Portal Web es bajo su propio riesgo y que ninguna de las personas encargadas de crear, producir, entregar o administrar este Portal Web están obligadas a resarcirlo por cualquier daño y/o perjuicio, incluyendo pero no limitándose a gastos de honorarios de abogados u otros expertos, por los eventuales retardos y daños sufridos durante su visita a este Portal Web, como por ejemplo virus, "bugs", acciones u omisiones humanas, o cualquier mal funcionamiento de hardware, software, líneas telefónicas o de conexión, o cualquier otro error, falla o retraso surgido durante su visita o intento de visita a este Portal Web.


33. El Usuario acepta eximir de responsabilidad a Empresas Polar, a sus empleados, contratistas, agentes, funcionarios y directivos de toda reclamación, daños, obligaciones, pérdidas, responsabilidades, costos, deudas y gastos (incluidos, entre otros, los honorarios de los abogados) que surjan del uso y acceso por parte del Usuario al presente Portal Web. Se incluye, entre otros, cualquier reclamación como resultado de cualquier infracción a este set de Términos y Condiciones, de la Política de privacidad, de la Política de Cookies y/o de cualquier otra norma o reglamento vigente en el Territorio.


34. Está prohibido usar el Portal Web, sus funcionalidades y/o herramientas para (i) publicar, cargar, divulgar material o de cualquier forma realizar comentarios ofensivos, fomentar el odio ya sea contra personas individuales o contra un grupo de personas (ii) la realización, tentativa o consumada, de cualquier actividad ilícita o ilegal, (iii) realizar cualquier acto de acoso (iv) realizar spam, enviar cadenas de mensajes basura, o enviar cualquier tipo de mensaje difamatorio o calumnioso, (v) realizar actividades comerciales no autorizadas por Empresas Polar o (vi) la violación, tentativa o consumada, de las medidas de seguridad implementadas en el Portal Web, para cualquier propósito.


35. Es responsabilidad de cada Usuario revisar periódicamente las notificaciones dentro del Portal Web, en caso de estar habilitadas, para conocer sobre cualquier información que pudiere hacerle llegar Empresas Polar.


El presente set de Términos y Condiciones corresponde a la versión 2, la cual fue generada el 25 de noviembre de 2024.

Las definiciones de las palabras escritas en mayúscula o con la letra inicial en mayúscula, en este aviso de confidencialidad están contenidas en el set de Términos y Condiciones que rige el uso del presente Portal Web, por lo que, en caso de cualquier duda sobre ese particular, debe dirigirse a dicho documento.


La información contenida en los mensajes pertenecientes a Empresas Polar y/o las empresas que la componen, sus Afiliadas o Relacionadas, así como cualquier archivo contenido en ellos, enviados por cualquier medio, es confidencial y/o legalmente privilegiada y para el uso único y exclusivo del destinatario, por lo que se prohíbe el uso, reproducción, retransmisión o divulgación no autorizada, parcial o total, de su contenido. Si usted ha recibido un mensaje por error, por favor notifíquelo al remitente, bórrelo de inmediato y en forma permanente, junto con cualquier copia digital o impresa, así como cualquier archivo anexo al mismo.


El incumplimiento de cualquier parte de este aviso de confidencialidad dará derecho a Empresas Polar y/o las empresas que la componen, sus Afiliadas o Relacionadas, de bloquear al Usuario del uso del Portal Web, sin necesidad de requerimiento alguno y sin que por cualquiera de estos hechos proceda el pago de indemnización, multa o compensación alguna. Lo anterior sin perjuicio de otras sanciones, procesos y/o indemnizaciones a que pueda tener derecho y/o las empresas que la componen, sus Afiliadas o Relacionadas.


El presente Aviso de Confidencialidad corresponde a la versión 1, la cual fue generada el 25 de noviembre de 2024.

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